Auftragsabwicklung

Die Auftragsabwicklung beginnt mit dem Interesse eines Kunden an einem Produkt. Im Falle einer Anfrage werden die Stammdaten des Kunden (entweder als Neuerfassung oder als Auffinden eines Kunden aus dem Kundenbestand) im ERP-System erfasst.

Im Folgenden können z.B. Kreditprüfungen des Kunden, Managementfunktionen des Aussendienstes, Kommissionierungen von Lieferungen, Distributionen, Tourenplanungen, Reklamationsabwicklungen und die Erstellung von Zoll- und Ausfuhrerklärungen über ERP-Module abgewickelt werden.

Ein Kundenauftrag ist innerhalb des Systems ein Vorgang, der mit speziellen internen Parametern zu beschreiben ist. Jeder Auftrag hat einen Auftraggeber, der zuvor in den Stammdaten erfasst sein muss. Dieser Auftraggeber ist in der Regel der Kunde, der die Ware bestellt. Die Daten dieses Kunden müssen zuvor im System erfasst worden sein und als so genannter Kundenstammdatensatz vorliegen. Abweichende Empfänger der Ware müssen ebenfalls im System erfasst sein.

Daneben werden für die Bestellung die Informationen über die bestellten Artikel benötigt. Die Informationen über Artikelnummer und die dazugehörige Artikelbeschreibung und weitere den Artikel betreffende Daten sind im Materialstamm erfasst.

In den Konditionsstammdaten sind Einstellungen des Vertriebs gespeichert, die einen speziellen Materialpreis einem individuellen Kunden oder einer Kundengruppe zuordnen oder ein Rabattsystem definieren.

Alle Informationen, die Nachrichten vom und zum Kunden abdecken, wie z.B. ob die Auftragsbestätigungen per E-Mail oder per Post an den Kunden gesendet werden, sind in den Nachrichtenstammdaten vermerkt.

Steuerungstabellen geben ausserdem Standardwerte vor, die im Customizing-Prozess des ERP-Systems getroffen wurden. Ein Beispiel für eine Bestellung ist in Abbildung 16 dargestellt.

Abb. 16: Daten, die in die Bestellung einfliessen (Quelle: SAP)

Während der gesamten Auftragsabwicklung entstehen im ERP-System Belege, die die getätigten Schritte dokumentieren. Jeder Geschäftsvorgang, angefangen mit dem Kundenkontakt und endend mit der Rechnung, löst einen so genannten Belegfluss im Unternehmen aus. Die verschiedenen Schritte, die ein Beleg innerhalb dieses Prozesses durchläuft, sind (vgl. hierzu auch Abbildung 17):

• Kontakt
• Anfrage
• Angebot
• Auftrag
• Lieferung
• Warenausgang
• Faktura

Jeder dieser Belege enthält alle relevanten Informationen, die für die Bearbeitung des jeweiligen Geschäftsvorgangs nötig sind. Der Beleg übernimmt diese Informationen jeweils von seinem Vorgängerdokument. Jeder Beleg ist ausserdem durch ein Zustandskennzeichen identifiziert, der angibt, wie weit die Bearbeitung des Geschäftsvorfalls abgeschlossen ist (z.B. „Auftrag erledigt“, „Auftragspositionen fehlen“, „Vorgang fakturiert“).

Abb. 17: Belegfluss in der Auftragsabwicklung (Gronau 2004, S. 73)