Workflow-Management-Systeme
Konventionelle Informationssysteme unterstützen den Ablauf von Geschäftsprozessen oftmals allenfalls indirekt. Die logische Aneinanderkettung von einzelnen Aktivitäten obliegt in der Regel den jeweiligen Benutzern, die mit dem Informationssystem interagieren. Die Benutzer müssen den Geschäftsprozess im Kopf haben und insbesondere die Ereignisse kennen, die von ihnen Aktivitäten verlangen.
Der Ablauf eines Geschäftsprozesses wird auch mit dem englischen Begriff Workflow bezeichnet. Für die automatisierte Unterstützung von Workflows wurden spezifische Systeme bzw. Systemkomponenten geschaffen: die Workflow-Management-Systeme.
Ein Workflow-Management-System ist ein System, das die Geschäftsprozesse gemäss einer im System definierten Ablauflogik automatisiert. Es unterstützt die Abwicklung von Geschäftsprozessen, indem es steuernd und kontrollierend auf die für einen Prozessschritt verantwortlichen Handlungsträger (Menschen oder Anwendungssysteme) einwirkt.
Die Automatisierung der Ablauflogik äussert sich darin, dass ein Workflow-Management-System
- Dokumente, Informationen oder Aufgaben an die jeweiligen Bearbeiter weiterleitet;
- die für einen Arbeitsschritt notwendigen Daten, Dokumente und Anwendungen bereitstellt;
- die Einhaltung von Fristen überwacht;
- Ausnahmesituationen behandelt.
Der Nutzen eines Workflow-Management-Systems besteht darin, dass der
Prozessablauf einer exakten Steuerung unterliegt und es damit dafür Sorge trägt,
dass alle Tätigkeiten im Rahmen eines Prozesses zeitgerecht bearbeitet werden.
Durch seinen Einsatz kann die Interaktion zwischen technischen
Informationssystemen und den Benutzern im Rahmen eines Geschäftsprozesses
enger miteinander verzahnt werden. Workflow-Management-Systeme können auch
der Integration zwischen verschiedenen Informationssystemen dienen, indem sie den
prozessbezogenen 
Datenaustausch zwischen diesen steuern.
Beschaffungen von Sachmitteln unterliegen ab einer gewissen Höhe typischerweise
einem formalen Genehmigungsprozess. Dieser Genehmigungsprozess verlangt,
dass bestimmte Entscheidungsträger ihre Zustimmung zur beantragten Beschaffung
geben. Die Steuerung des Genehmigungsprozesses kann durch ein Workflow-
Management-System geschehen. In diesem Fall wird der (elektronische)
Beschaffungsantrag direkt an die zuständigen Genehmigungsinstanzen übermittelt;
diese sind im System hinterlegt. Das System kann auch den Ablauf des Prozesses
überwachen und etwa bei einer allfälligen Verzögerung der Genehmigung allenfalls
die Genehmigung weiter eskalieren. Auf diese Weise trägt es dazu bei, dass der
Genehmigungsprozess zügig durchlaufen wird und die Bestellung so bald wie
möglich ausgelöst werden kann.