Übertragungsmedium - Papierdokument

Ein Hauptaugenmerk beim asynchronen Austausch von Daten zwischen Unternehmen respektive Applikationen liegt auf der Wahl des Mediums, das als Datenträger eingesetzt wird. Hier sind vor allem Papierdokumente und elektronische Dateien zu unterscheiden.

Auch heute noch basiert die formalisierte Kommunikation zwischen Geschäftspartnern oftmals auf Papierdokumenten. Diese werden entweder als Briefe auf dem Postweg übermittelt oder als Faksimile in elektronischer Form übertragen.

Papierdokumente können aus einem Applikationssystem durch Ausgabe auf einem Drucker erzeugt werden. Der Papierausdruck ist auch in Zeiten zunehmender Digitalisierung immer noch von grosser Bedeutung für die Verwendung der in einem Informationssystem gehaltenen bzw. abgeleiteten Daten. Durch jahrhundertealte Sozialisation sind Menschen mit diesem Medium bestens vertraut. Zudem können ausgedruckte Daten auch dann verwendet werden, wenn kein direkter Zugang zu einem Computer besteht.

Bei B2B-Transaktionen werden gesendete und empfangene Dokumente typischerweise auf beiden Seiten in Informationssystemen abgebildet. Werden zu übertragene Daten auf der sendenden Seite als Papierdokument ausgedruckt und übermittelt, so müssen sie auf der anderen Seite erneut erfasst werden. In diesem Fall spricht man von einem Medienbruch.

Abb. 12: Medienbruch

Durch den Ausdruck auf Papier und die anschliessende Wiedereingabe in das Informationssystem des Empfängers entstehen verschiedene Nachteile:

• Durch das Wiedererfassen der Daten auf Seiten des Empfängers aber auch durch andere manuelle Tätigkeiten bei Ausdruck, Übermittlung und Empfang des Dokuments entsteht Bearbeitungsaufwand. Dieser schlägt sich unmittelbar in den Transaktionskosten nieder.
• Durch die manuelle Handhabung und die Übermittlung des Dokuments wird Zeit verbraucht. Dieser Zeitverbrauch ist unter Umständen sehr viel grösser als die eigentliche Bearbeitungsdauer. Dies behindert eine möglichst unmittelbare Reaktion auf die übermittelten Nachrichten.
• Durch die Übermittlung auf Papier können Fehler entstehen, insbesondere bei der manuellen Wiedererfassung der Daten im Zielsystem. Eine fehlerhafte Kommunikation bei der Durchführung einer Geschäftstransaktion verursacht unter Umständen erhebliche Folgekosten.